Come organizzare al meglio lo smart working

Una delle cose che il mondo del lavoro ha scoperto in questo ultimo anno condizionato dal coronavirus è stato sicuramente il lavoro da casa, ovvero lo smart working. L’Italia ha capito che alcuni lavori sono perfettamente gestibili anche a distanza, creando vantaggi sia per il lavoratore che per il datore di lavoro. Il primo ha modo di organizzarsi con più calma nel proprio ambiente e limitando le spese di viaggio casa – lavoro, mentre il secondo ha modo di risparmiare qualche spesa. Sia ben chiaro che il lavoro da casa sarà efficace ed efficiente solo se verrà condotto in maniera organizzata, sia dall’azienda che dal dipendente.

Organizzare lo smart working: cosa significa?

In un mondo del “tutto subito” lavorare in maniera organizzata è sempre più difficile, ma al tempo stesso l’organizzazione è anche la chiave per poter svolgere con efficienza il lavoro. Uno smart working organizzato riesce ad essere produttivo, favorendo sia il lavoratore che l’azienda. Nonostante molto pensino il contrario, spetta però proprio a quest’ultima organizzare nel migliore dei modi il lavoro da casa, rendendo il lavoratore sempre più autonomo e più facilmente valutabile. Organizzare lo smart working, per l’azienda significa dunque fare in modo che questo si svolga in modo ordinato, pianificato, efficiente. Più lo smart working sarà organizzato, più facile sarà per il lavoratore adoperarsi con profitto e per l’azienda trarre i migliori vantaggi.

Come organizzare lo smart working?

Lo smart working va organizzato attraverso la messa a disposizione da parte dell’azienda di tutti gli strumenti necessari per fornire al lavoratore le condizioni migliori per operare a distanza, come fosse in ufficio. La tecnologia e l’informatica entrano in gioco e ricoprono un ruolo determinante per il perfetto funzionamento dello smart working.

La condivisione di cartelle, l’accesso alla rete aziendale, la possibilità di operare con file salvati sul server o addirittura lavorare in cloud, sono alcune opportunità che devono essere messe a disposizione del lavoratore, il quale, dalla propria abitazione, ha modo di connettersi al network aziendale. Il sistema informatico dell’azienda deve essere a posto, funzionare in maniera efficiente per non compromettere il lavoro a distanza. B4web sa strutturare le reti per poter favorire lo smart working, sa implementare sistemi di sicurezza per evitare hackeraggi e intrusioni, ma soprattutto conosce perfettamente la pratica dello smart working e come questa deve essere organizzata per dare ulteriore sviluppo al tuo business. Uno smart working organizzato prevede l’efficienza totale degli strumenti aziendali a disposizione.

Per lavorare da remoto bastano un computer, una connessione internet e a volte anche un telefono, ma per essere davvero autonomo il lavoratore deve poter svolgere tutte le operazioni che svolgerebbe quotidianamente in ufficio. Per questo è fondamentale che l’azienda verifichi che vi siano le condizioni giuste per poter operare tra video call, accessi, condivisioni di file.

L’azienda non dovrà valutare l’operato da casa sulla base del tempo che un soggetto trascorre alla scrivania (difficilmente quantificabili e misurabile), ma piuttosto dovrà fissare al dipendente degli obiettivi e valutare le prestazioni in base al loro raggiungimento.

Inoltre, è importante mantenere i contatti attraverso gli strumenti tecnologici disponibili, come ad esempio chat e videoconferenze: pianificare riunioni e incontri virtuali è utile per tenere traccia del lavoro svolto da casa dal personale in smart working, ma pure per condividere idee, opinioni e valutazioni, cercando così di responsabilizzare le persone alla nuova forma di lavoro. La comunicazione tra colleghi è fondamentale, ma al tempo stesso anche con clienti e fornitori le comunicazioni devono avvenire in modo costante e produttivo per non precludere alcuna possibilità di business. In caso di lavoro da remoto il dipendente deve comunque sentirsi partecipe e non isolato, stimolato e non lasciato in balia di sé stesso, coinvolto e valutato per le sue prestazioni e non emarginato. In generale, con lo smart working è importante stabilire gerarchie più nette e dirette in modo che il lavoratore sa a chi rivolgersi in caso di problemi. Diventa quindi fondamentale la determinazione dei ruoli, specialmente a livello informatico in modo che chiunque, da casa, sa a chi rivolgersi in caso di problematiche.

Un gestionale smart

Un fattore chiave in ottica smart working è il gestionale. Da casa la prima cosa che un lavoratore tende a fare è accedere al gestionale per poter portare avanti il proprio lavoro: operazioni come caricare ordini, preparare la documentazione per le spedizioni, rispondere ai quesiti dei clienti, verificare i pagamenti e tante altre mansioni, dipendono dal sistema gestionale aziendale, il quale deve essere reso accessibile in totale sicurezza.

Come agenzia IT Consulting abbiamo sempre sostenuto i vantaggi di un gestionale personalizzato (il cui sviluppo rientra nel core business di B4web) e con il lavoro da remoto questo aspetto diviene ancor più fondamentale. Lo smart working non è uguale per tutti: ci sono lavori che possono essere svolti da remoto e altri che invece richiedono obbligatoriamente la presenza in ufficio. Per ottimizzare e organizzare al meglio l’operato da casa è importantissimo disporre di un gestionale efficace che fornisca già delle risposte autonome al lavoratore. In alcuni, ad esempio, è possibile inserire gli obiettivi e una timeline di raggiungimento, in modo da fornire all’impiegato un monitoraggio costante della situazione. Con un gestionale personalizzato, efficiente e aggiornato sotto l’aspetto informatico, lo smart working sa offrire una miglior resa, semplificando il lavoro a chi si trova, gioco forza, fuori ufficio e lontano dalla propria postazione di lavoro.